maandag 16 april 2012

Van papier van naar digitaal

Sinds de invoering van Digidoc2 bij BZK is dit blog wat stil blijven staan. Ik ben overigens wel actief blijven bloggen over intranet en aanverwante zaken via mijn blog bij IntranetConnect. Daarover binnenkort meer. Hoe staat het op het vlak van invoeringstrajecten? Bij BZK is Digidoc2 al weer enige tijd ingevoerd.

Van papier van naar digitaal
Inmiddels ben ik bij SZW betrokken bij de invoering van Digidoc2 aldaar. Eind 2011 hebben we enkele pilots uitgevoerd. De medewerkers van SZW werken nu nog niet met een document
management / workflow systeem
. Anders gezegd: de hele documenthuishouding loopt via papier. SZW is dus een departement dat de overstap gaat maken van papier naar digitaal. Dat betekent dat medewerkers op een nieuwe manier samenwerken bij het maken, uitwisselen en raadplegen van documenten.

Kader van digitalisering
De consequenties van deze nieuwe manier van werken passen in een bredere ontwikkeling bij de (Rijks)overheid. De Rijksoverheid streeft naar een compact geheel van samenwerkende departementen. Daarbij horen onder andere uniforme ICT-faciliteiten zoals de digitale werkplek, een Rijkspas voor toegang tot gebouwen en een Rijksportaal. Bovendien kunnen ambtenaren meer plaats- en tijdonafhankelijk werken, door de gemaakte afspraken over resultaatgerichte sturing in plaats van aanwezigheid. Bij SZW zijn deze ontwikkelingen gepresenteerd onder de noemer s@men. Ook de invoering van Digidoc2 valt onder deze noemer.

Ervaren in plaats van erover praten
De aanpak van de digitalisering van de documentenstroom pakken we bij SZW aan op basis van ‘leren door doen’ en ‘ervaren in plaats van erover praten’ (denk aan inloopsessies, try-outs, trainingen ). Ook bij SZW delen de betrokken (in- en externe) medewerkers hun ervaringen in een Community of Practice. Voor de liefhebbers van tools: we werken met PBwiki voor werkafspraken envoor alle uitleg ten behoeve van Digidoc2 werken we met de wiki in de samenwerkingsruimte van het Rijskportaal.

Teamleren
Nieuw in deze invoeringsaanpak is het concept van ‘teamleren’. In deze sessies leren afdelingen digitaal samen te werken aan (of in) de documentenstroom. Deze aanpak is levendig. Het doel van deze vorm van leren is afdelingen na te laten denken over werkafspraken voor invoering. Op alledaags niveau vergt digitalisering vooral werkafspraken en onderling begrip. De wil om elkaar verder te helpen bij de overstap naar digitaal werken staat centraal bij het teamleren.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen