zondag 6 januari 2013

Interne verandering als gevolg van (nieuwe) ICT-systemen

Als iemand die regelmatig te maken heeft met de adoptie van nieuwe ICT-systemen stel ik mij steeds vaker de vraag: Wat wil de top bereiken met (nieuwe) ICT-systemen? Voor het gemak heb ik het dan over de systemen die gericht zijn op de interne informatiehuishouding. Wil de top die goedkoper maken, wil de top dat medewerkers beter samenwerken of wil de top de informatiehuishouding versnellen?

Hoog over
Sneller, beter of goedkoper. Of alle drie. Als je het hebt over informatiehuishouding (in het kader van bedrijfsvoering) zijn dat de 3 dimensies die het speelveld bepalen. Het is voor de adoptie van ICT-systemen van belang om aan te kunnen geven waarom je een ICT-systeem gaat veranderen of introduceren. Je geeft dan globaal antwoord op de terechte vraag (van medewerkers): 'Wat levert het op/Waarom ga ik met dit systeem werken?'

Om tot een meer inhoudelijk en fundamenteel antwoord te komen, moet je meer vragen stellen, zoals:

a)      Welke rol speelt informatie in onze organisatie (visie)?
b)      Waar staan we te opzichte van dit onbereikbare ideaal?
c)      Waar zitten knelpunten?
d)      Welke oplossingsrichtingen zijn er? (processen, mensen, systemen)
e)      Wat kan een ICT-systeem bijdragen aan de oplossing?
f)       Gaan we voor die oplossing?

Wie zorgt voor draagvlak?
Als medewerkers vraag f met een (kritisch) ‘ja’ kunnen en willen beantwoorden dan is er draagvlak. In de praktijk is er bijna geen sprake van een dergelijke dialoog over de rol van informatie en hoe de organisatie hiermee succesvoller kan zijn. De top verwart informatie met ICT. En ICT wordt vaak gezien en bestuurd als een cost-center en niet als de enabler van concurrentievoordeel.

De communicatieve uitdaging
Start de interne dialoog over de kansen en bedreigingen in een wereld waar digitalisering exponentieel groeit. Het gaat niet alleen om project-gestuurde communicatie achteraf om de medewerkers met een IT-systeem te leren werken. Het gaat er juist om de medewerkers te betrekken bij de continue zoektocht naar concurrentievoordeel in een wereld die bestaat uit informatie: high tech, high touch. De interne dialoog begint klein met de vraag: ‘Welke informatie zou jij graag op je scherm zien?’ Daarna volgt de vraag: ‘En waarom heb jij dat niet?’ Het begin van een dialoog.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen