Communicatie over IT

Grote organisaties beschikken over IT-afdelingen. Deze afdelingen zijn stafafdelingen in de zin dat het ooit begonnen is als de afdeling die computers leverde voor de uitvoering van de kernactiviteiten. Inmiddels zijn de IT-afdelingen het hart van de organisatie, terwijl ze wel nog steeds als 100% stafafdeling worden gezien. Dat wil dus zeggen als zijnde 'faciliterend' en 'ondersteunend'.

Voor een deel van de dienstverlening geldt dat de IT-afdeling gewoon moet leveren waar de medewerkers behoefte aan hebben. De IT-afdeling is ook de gids die de organisatie concurrentievoordeel biedt door de juiste techniek slim in te zetten op het juiste moment voor de juiste zakelijke doeleinden. De moderne IT-afdeling beschikt dan ook over een breed scala van mensen die samen de organisatie de spullen leveren en innovatie mogelijk maken.

IT-afdelingen zijn afdelingen geworden met zeer uiteenlopende eigenschappen. IT-afdelingen hebben daarom nog veel te winnen bij een grondige aanpak van hun (interne) communicatie. ICT kent verschillende doelgroepen die op verschillende manieren de ICT ervaren: van 'mijn PC doet het niet' tot 'Hoe gebruik ik Yammer je kennis uit te wisselen'. Het Interne Communicatiemodel voor IT (ICIT) helpt je een communicatieplan te maken dat aansluit op alle aspecten van IT-afdelingen en op de manier waarop de doelgroepen ICT ervaren.

Het misverstand rond interne communicatie

De afdeling communicatie van grote organisaties 'levert' communicatiediensten aan de rest van de organisatie.. De communicatieafdeling beschikt voor externe communicatie over professionals op het gebied van marketing, PR, woordvoering en soms ook een uitvoerende specialisten zoals schrijvers en vormgevers. Externe communicatie domineert vaak het beeld dat heerst bij de gemiddelde Nederlander. Communicatiemensen 'doen de PR' of 'zorgen voor een goed imag'. Zo heerst het beeld dat je bij de communicatieafdeling moet zijn om iets positief onder de aandacht te brengen. Ook intern. En dat moet je voorkomen, want dat is niet de functie van interne communicatie.

Wat is interne communicatie?
De medewerkers zijn geen doelgroep die via interne communicatie overtuigd moet worden. De communicatieafdeling is geen PR-club die ervoor zorgt dat een bepaald onderwerp positief onder de aandacht van de medewerkers komt.

Externe communicatie is geen interne communicatie. Zo is is het internet niet hetzelfde als het intranet. Juist intern moet je open communiceren. Je moet medewerkers betrekken bij het werk, ze hun kennis laten delen en ze bijpraten over de koers. Vertel het zoals het is en geef mensen het vertrouwen. Controle is goed, vertrouwen is beter.

Intranet uitbesteden in 5 stappen

"Nee, waarom zouden we ons intranet door derden laten managen?" Deze vraag hoor ik nog al eens, als je oppert "intranet uit helemaal te besteden". Met helemaal bedoel ik de zachte kant: contentmanagement, publiceren en zoeken tot en met de harde technische kant van beschikbaarheid, beveiliging en ondersteuning. De klant concentreert zich op redactie en de lange termijn aansluiting van intranet op de behoefte van de doelgroepen.

Zie de intranetblog en mijn reactie op blogware.

Waarom uitbesteden?
In veel gevallen is het prima aan te raden om intranet uit te besteden. Je moet de beveiliging goed afspreken en welke risico's je wilt afdekken. Het uitbesteden heeft als voordeel dat je kosten bespaart en de organisatie "dwingt" weloverwogen informatie te publiceren.

1) Definieer de intranet visie: welk effect moet het hebben op je interne doelgroepen?

2) Selecteer de partij(en) die jouw intranet visie realiteit kunnen maken en kunnen houden.

3) Stel een intranet charter op waarin alle afspraken met betrekking tot mensen, systemen en processen zijn vastgelegd met de externe partij.

4) Start een specifiek project voor de migratie van intranet naar de externe partij en schoon direct alles op wat niet meer relevant is.

5) Stress test en hacktest het uitbestede intranet tot je een ons weegt.

6) Concentreer je in het vervolg op de inhoud en de redactie en de lange termijn. Laat day-to-day intranet over aan de specialist.

Nieuwe impuls: Idealisk

Gelukkig ondernemen mensen nog volop zelf. Ik zie dat Idealisk weer een nieuwe implus krijgt door de bundeling van de krachten tussen Luise Jeunink en Miranda Lubbers. De propositie van Idealisk is gericht op no-nonsense werving en selectie in marketing- & communicatiefuncties.

Wat voor gebruiker ben ik?

Voor een ministerie ontwikkel ik een communicatie- en opleidingsaanpak voor de nieuwe versie van een documentmanagement/workflow applicatie. De applicatie is een nieuwe versie van een reeds ingeburgerd product. Sinds jaren werken de medewerkers met de applicatie. Zodoende zijn er duidelijke gebruikerstypen ontstaan die elk een dominante selectie van functies gebruiken.

Verschillende persona's
Sommigen zoeken alleen met het systeem, anderen keuren documenten goed en weer anderen starten documentstromen op. Voor de invoering van het nieuwe systeem bieden we interactieve tests aan: "Wat voor gebruiker ben ik?" De tests geven toegang tot een speciale site waarin in voor jou relevante informatie staat.

Cognitieve verschillen
Bovendien kun je in de test ook aangeven hoe jij wilt leren hoe de nieuwe applicatie werkt. Wil je in het kort een overzicht vooraf, wil je eerst aan de slag en weten hoe je online hulp krijgt als je vastloopt of wil je persoonlijke uitleg op je werkplek door een collega?
In de Sloan Management Review van afgelopen zomer staat een mooi overzicht van verschillende manieren waarop mensen informatie opnemen.


En welke vragen je moet stellen om te achterhalen welke informatievorm iemands voorkeur heeft.

Er zijn zelfs al methodes om het klikgedrag van bezoekers te koppelen aan het soort informatieoverdracht dat zij willen.

Perceptie van je baas

De kwaliteit van een manager is voor een belangrijk deel afhankelijk van de perceptie die de medewerkers hebben van een manager. Of je nu een manager bent die bewust werkt aan dat imago of 100% uitgaat van authentiek gedrag, je vraagt je in het begin toch af hoe medewerkers je zien. Dat blijkt ook erg belangrijk te zijn. De eerste indruk is bepalend voor de manier waarop medewerkers je gedrag 'labelen'. In onderstaand overzicht uit MIT Sloan Management Review zie je dat je gedrag als manager leidt tot verschillende oordelen, afhankelijk het label dat medewerkers een baas hebben gegeven (goeie / slechte baas).

Klik op afbeelding om te lezen!

Interne communicatie als management-instrument: the basics!

De tweedejaars communicatiestudenten aan de Hogeschool Rotterdam sluiten binnenkort de module interne communicatie af. Ik heb dit jaar de de module aangepast door de praktijkgerichte hoofdstukken uit het boek van Huib Koeleman, Interne Communicatie als management-instrument, direct in het eerste college te behandelen. De slides die ik voor dit college heb gemaakt staan hieronder.

Check deze wiki voor de basale samenvatting van wat interne communictie is.

Interne Communicatie als Managementinstrument

View more OpenOffice presentations from betrokken.

Sociale keten, A day in the

Gisteren een pizza-bijeenkomst (na werktijd) bij UWV over nieuwe mogelijkheden intranet en internet. Wim Andrea van Clockwork trad op als spreker om de geesten los te maken voor de werkgroepsessie daarna. In een uur met mijn groep twee goede (besparende) toepassingen bedacht op het gebied van strategisch management en innovatie.

Op de werkpleinen van UWV is het te tolerant volgens de Pers.

Communicatie en nieuwe media

Communicatieprofessionals spelen een belangrijke rol bij de inzet van nieuwe media. De vier hoofdfuncties van nieuwe media: de platform-, deel-, netwerk en zoekfunctie zijn verbonden met het vakgebied van interne communicatieprofessionals. Je kunt nieuwe media immers niet los zien van de basisstructuur van interne communicatie. De basisstructuur bestaat uit vast overleg, speciale bijeenkomsten en alle verdere parallelle media.

Interne Communicatie Minor Nieuwe Media

View more OpenOffice presentations from guest72295.

Bijgaande slidepresentatie gebruik ik als basis voor mijn colleges over interne communicatie en nieuwe media. Het verhaal bevat bevat talloze voorbeelden van intranetten en gaat speciaal in op intranet roadmaps en usability (persona's, user stories, sorting, wireframes, iteratieve productie van nieuwe media).

Internal branding is interne communicatie met een doel

Vorige week de eerste module afgerond met de minor Interne Communicatie. We zijn in 8 weken zo ver gekomen dat de verschillen tussen interne communicatie als doel op zich en interne communicatie vanuit merkwaarden duidelijk is. Het gastcollege van Gideon Schipaanboord van Business Openers over Internal Branding bevatte goede voorbeelden van bedrijven zoals Interpolis, Rabo Bank en Ikea. Het gastcollege van Niels Aalberts van EHPO ging in op authenciteit van een merk. In de muziekindustrie blijkt authenticiteit de basis te zijn om door te breken zonder groot platenlabel. Hier ligt een interessante link met internal branding. Als de medewerkers het merk begrijpen, ernaar handelen en het succes ervan ervaren dan zal het bedrijf gaan opvallen (en zo weer meer succes hebben).


Bedrijfsbezoek UWV
De minorgroep is op bezoek geweest bij UWV voor een presentatie van Yolande Meurs over de relatie tussen externe campagnes en interne betrokkenheid. De aansluitende presentatie van Jelle de Boer ging over interne nieuwsvoorziening als bindende en motiverende factor voor de medewerkers.

De buitenwereld binnen halen
De kennis en inzichten van de verschillende experts verrijkten de module. Dank voor ieders bijdrage! De studenten van de minorgroep hebben een start gemaakt met blogs over interne communicatie: zie hier, hier en hier. Reflectie op ontwikkelingen in de praktijk moet een vast onderdeel worden van de minor. We hebben een goede start gemaakt, we beginnen 11 mei aan de tweede module (over nieuwe media en interne communicatie).

Run Jeroen Run!

Afgelopen zaterdag heb ik de halve marathon gelopen bij de City-Pier-City loop. Half strompelend heb ik het volbracht, met in mijn hoofd het mantra: "vanaf nu ga ik ECHT trainen..." Het was leuk om weer eens langs mijn lagere school te lopen. Klik hier voor het filmverslag en spot de strompelende man in het zwarte shirt en de korte broek.

Over copyright

In de (entertainment) industrie is het strakke copyright een probleem. Sinds internet het delen van informatie zo makkelijk maakt, moet je onder bepaalde voorwaarden accepteren dat muziek, film etc. wordt verrijkt en weer doorgegeven. Dit project in de vorm van een documentaire legt het goed en leuk uit wat het probleem is met copyright.
Lees ook eens dit blog over de copyright ontwikkelingen.

Minor Interne Communicatie

Vanochtend gestart met de minor Interne Communicatie bij de Hogeschool Rotterdam. We starten met een beperkte groep. De groepsgrootte (11) maakt het mogelijk om dieper op de stof in te gaan. De eerste module gaan we het hebben over Internal Branding. Het boek van o.a. Mark van Eck "Internal Branding in de Praktijk" staat in deze module centraal.

Tijdens de minor analyseren we beschikbare informatie over internal branding en verkennen we de relatie tussen internal branding en interne communicatie. Een tijdje terug alweer verscheen dit goede basisartikel over internal branding en de meerwaarde voor kennisopbouw en communicatie. Het artikel is gebaseerd op exploratief onderzoek naar de mogelijkheden om het merk te gebruiken als bindende factor die samenwerking versterkt en de medewerkers perspectief beidt om uit te blinken.