Informatie wat moet je ermee?

In de informatiemaatschappij ben je vrij om informatie op te nemen. Je kunt de TV aanzetten of niet. Je kunt de krant lezen of niet. Je kunt stil staan bij een etalage of niet. Je kunt je post openmaken of niet. Oeps, bij die laatste kom je al op een lastig vlak. Is het een blauwe envelop of niet? 

Er is verschil in informatie. Sommige informatie moet je verwerken om je te kunnen handhaven in de maatschappij. Hoe zit dat eigenlijk op je werk?

Space Out
Op je werk ben je ook vrij om informatie op te nemen. Ook daar is er nieuws, er zijn bijeenkomsten, er zijn mailtjes, er zijn brieven. Hoe vrij ben je op je werk om informatie al of niet op te nemen? Er zijn zeker vrijheidsgraden om je even af te sluiten voor informatie op het werk. Die vrijheid wordt in de film “Office Space” op een grappige manier uitgebeeld. De hoofdpersoon Peter Gibbons vertelt aan twee saneringsconsultants hoe zijn dag er gemiddeld uitziet. Hij is extreem open in het interview omdat het hem niet uitmaakt of hij de baan houdt.



In dit filmfragment gaat het vooral om de innerlijke motivatie om (niet) mee te doen aan het werk. Naast motivatie speelt er nog een factor binnen bedrijven waardoor medewerkers informatie op de werkplek wel of niet opnemen: het enorme aanbod van informatie.

Maar als je wel wilt…
Als je wilt werken -ook als is het maar een kwartier per week zoals in “Office Space”- dan heb je informatie nodig. Zonder informatie krijg je niks van de grond. Het probleem is alleen dat er meer informatie wordt aangeboden dan jij nodig hebt. Des te groter een bedrijf, des te meer informatie er naar de medewerkers gaat. Dat geldt nog eens extra in de zakelijke dienstverlening. Met 1,5 miljoen banen is die sector de grootste werkgever van Nederland.

Wat kan je helpen om informatie voor je te laten werken?

1. Begin met alle informatie filteren die je toegezonden krijgt. Is informatie relevant voor jouw werk? Daar begint het mee. Niet alles is even relevant. Scan informatie eerst en maak een afweging of je meer tijd gaat besteden aan de verwerking van de informatie.
2. Je grenzen kennen in het verwerken van informatie die overblijft na 1. Los van je aanleg om informatie te verwerken heb je beperkte werktijd. 
3. Je vermogen vergroten om informatie te verwerken. Je kan je bijvoorbeeld toeleggen op snellezen (probeer het eens). 
4. Ga 100% digitaal en begin met persoonlijk informatiemanagement. Er zijn duizenden tools die je helpen. Lifehacking (download 175 tips)  blogs helpen je om tools te kiezen die bij jou passen.
5. Door terughoudend zijn om zelf informatie de organisatie ‘in te gooien’. Informatieoverdaad: if you are not part of the solution, you are part of the problem. 
6. Informatie alleen verspreiden als die relevant is voor een collega. Je kunt je inleven in de functie van de ontvanger en zodoende afwegen of, en zo ja, hoe relevant informatie is voor de ontvanger.
7. Zodra je merkt dat je puur een doorgeefluik van informatie bent, breng dan zender en ontvanger met elkaar in direct contact.

Deze tips zijn niet nieuw maar ik hoor nog vaak voorbeelden van ongebreidelde informatiestromen waar medewerkers last van hebben. Je kan natuurlijk altijd een “Space Out” doen, maar de meeste mensen die ik tegenkom willen hun werk goed doen.