Mogelijkheden van Yammer en hoe verder…

Wereldwijd gebruiken gebruiken ruim 70.000 organisaties Yammer. Je kan met deze microblogging tool communiceren met elkaar binnen een bepaalde organisatie. Een soort Twitter, maar dan voor interne communicatie. Het idee is dat je in korte berichten aan elkaar vertelt wat je doet, elkaar vragen stelt, elkaar vertelt wat interessant is, etc. Allemaal binnen de setting van je werk. Wat zijn de mogelijkheden van Yammer of soortgelijke microblogs?

Ja maar, wat is het?
Yammer is een hosted applicatie die op basis van beveiliging een eigen microblog-omgeving biedt: de server staat niet in het eigen bedrijfsnetwerk. Yammer biedt de service aan via internet. Je start je browser op en je gaat naar Yammer. Je maakt een gratis account aan en vervolgens nodig je collega’s uit door e-mailadressen van collega's in te vullen (jansen@bedrijfxyz.nl, pietersen@bedrijfxyz.nl, etc). Bedrijfxyz.nl blijft de naam van jouw bedrijfsomgeving waar je later op in kunt loggen.

Er zijn meerdere alternatieven voor Yammer. In Nederland biedt het innovatieve Workvoices microblogging met allerlei aanvullende social media functies.

Startup fase
Yammer begint vaak in het klein als een 'gedoogd' experiment vanuit stafafdelingen zoals HRM, Communicatie of Marketing. Je ziet in eerste instantie een focus op dialogiseren over het nut van microblogs en social media in het algemeen. De deelnemers die overtuigd zijn van social media proberen kritische nieuwkomers te overreden. De olievlekwerking zal vaak leiden tot grotere groepen die met microbloggen beginnen.

Mogelijkheden van Yammer in deze eerste fase:

• Kom in contact met mensen buiten je eigen divisie, afdeling, beroepsgroep.
• Zet Yammer in rond gerichte processen of afdelingen; bijvoorbeeld IT-support of e-learning. Meer mensen zullen Yammer dan gaan gebruiken als er een directe koppeling is tussen de praktijk en wat er binnen Yammer wordt gezegd.

Er zijn overigens niet veel voorbeelden van organisaties die microblogging in 1 keer integraal inzetten. Dat is een gemiste kans want met de big bang invoeringsstrategie kun je social media richten op werkelijk concurrentievoordeel.

Dwarsverbanden via #
Als er tientallen berichten per uur verschijnen in Yammer neemt het overzicht af. Het grotere volume zorgt er echter ook voor dat je veel meer kennis uit Yammer kunt halen door dwarsverbanden te leggen via hashtags #. In een bericht kun je door ‘#ditgaatover’ mee te geven, je bericht markeren met trefwoorden. Door te zoeken op bijvoorbeeld #begroting201, #nieuwemedewerker of #uitgesproken vind je alle berichten met dat trefwoord.

Mogelijkheden van Yammer in vervolgfase:

• Gericht inspelen op de thema’s die van belang zijn: #onzemarkt, #werving, #OR, #strategie2011
• Berichtenverkeer volgen als bron voor nieuwsberichten die je als bedrijf wilt verspreiden via andere interne (social) media.
• Kennisbronnen (trainingen, bijeenkomsten, wiki’s, handleidingen) actief aanbieden door deel te nemen aan de dialogen binnen Yammer.

Stel dat het aanslaat, wat is stap 2??
Het gratis account van Yammer zal in de vervolgfase wellicht wat gaan knellen, aangezien Yammer inmiddels online sociaal kapitaal bevat in de vorm van dialogen, argumenten, nieuwsberichten en dwarsverbanden daartussen. De vraag rijst dan wil je die data zelf hebben of in een gratis service? Hoe migreer je die data? Kun je het migreren? Hoe sta je als bedrijf ten opzichte van services in the cloud?

Reflectie
Microblogging vergt -juist vanwege het grote bedrijfsmatige nut- een goed doordachte keuze met betrekking tot de benodigde kennis en middelen om een toekomstvast platform neer te zetten. Als communicatieprofessional is microblogging vooral een kwestie van weten waar je naartoe werkt. Alleen dan kan je de relevante afdelingen (HRM, ICT, Marketing, Directie) betrekken bij discussies die hoe dan ook zullen komen. Neem bijvoorbeeld de functie om zelf organogrammen samen te stellen in Yammer. Dat kan spielerei zijn of een uiting van zelfsturing. Wat is jouw visie?

Social media werken intern anders dan extern?

Het afgelopen half jaar ben ik door mijn advieswerk betrokken geweest bij verschillende projecten op het gebied van social media. Het valt mij daarbij op dat binnen bedrijven de verleiding groot is om social media zoals die werken in het open internet, 1-op-1 toe te passen binnen bedrijven. Dat lukt niet. Waarom is dat zo? In dit blog een analyse waarom social media nog geen integraal onderdeel zijn van bedrijven aan de hand van 3 blokkerende aannames die je in de praktijk tegenkomt. In mijn visie leiden social media tot een hoger concurrentievermogen als ze integraal onderdeel zijn van het gehele bedrijf.

Ja maar, wat is het?

Social media “definieer” ik als: “Bij Social Media ligt de nadruk ligt op het kunnen opstarten, het kunnen delen en het kunnen bijdragen aan de content (in de media).”

Aanname 1 die integrale toepassing van social media in de weg staat:

'Toepassing van sociale media hoort bij de volgende stap in management van bedrijven. Je begint gewoon en de social media vinden hun weg...'

Het is opvallend dat eerdere (management) ideeën met behulp van social media beter waar te maken zijn in de praktijk. Denk aan ideeën zoals strategisch managment (Porter), zelfsturing (Semco), internal branding en permission marketing. Social media lijken ervoor uitgevonden. Social media zouden binnen bedrijven één groot empowerment feestje moeten zijn. Het begint ook meestal als een klein informeel feestje van een innoverende groep medewerkers. En die groep blijft klein, zeker als je uitgaat van de wikiregel (90-9-1): 90% van de bezoekers leest, 9% leest en reageert soms en 1% draagt regelmatig bij.

# Het feest wordt een festival door social media in het gehele bedrijf te introduceren. Niet eerst een teen in het water en dan maar zien. Je begint van meet af aan met de ambitie om het hele bedrijf beter te laten concurreren. Nu het hogere echelon ook zelf meer ervaring krijgt met social media is een dergelijke ambitie haalbaar.

Als je de ambitie hebt om social media echt in een bedrijf te adopteren dan zal je ook snel te maken krijgen met afdelingen die vanuit hun historie als de hoeders van social media gezien worden (Communicatie, Kennismanagement en ICT). Welke discussies zijn te verwachten met de eerste twee afdelingen?

Aanname 2 die integrale toepassing van social media in de weg staat:

'Het kenmerk van social media in de journalistiek: nieuws voor en door iedereen. Dat gaat intern ook zo werken!'

Het (officiële) nieuws binnen grotere bedrijven is in handen van de bedrijfsjournalistieke functie. De bedrijfsjournalist verdiept zich niet in alles wat veel lezers trekt, zoals een externe journalist. De bedrijfsjournalist verzamelt nieuws dat het bedrijf wil verzenden naar de medewerkers. Bij veel bedrijven heeft de bedrijfsjournalist een belangrijke stem in de discussie over social media adoptie.

# Die functie 'moet' veranderen in een online community manager die het bedrijf vertegenwoordigt op basis van de officiële mening. De community manager verzamelt dan verhalen die hij of zij samenvat en/of verrijkt op basis van dialoog met medewerkers en klanten. Deze functie is minder ambachtelijk, maar ook een stuk afwisselender.

Aanname 3 die integrale toepassing van social media in de weg staat:

'En kennis delen dan, daar zijn social media toch ideaal voor?'

# Ja, dat klopt, maar kennismanagement is niet echt de funkytown van de onderneming. Er zijn (inmiddels verbitterde) cybrarians die al in 1992 helemaal digitaal wilden gaan. Maar niemand luisterde en vooral de IT-afdeling hield zich afzijdig. Kennismanagement is binnen de gemiddelde bureaucratie inmiddels het werk van de kennismanager. Verander die centrale functie, want de echt concurrentievoordeel opleverende kennisbronnen zijn de medewerkers en de klanten die overal zitten. Het verzamelen, duiden en verrijken van kennis uit die bronnen is werk in dezelfde lijn als de eerdergenoemde community manager.

Social media integraal onderdeel van een bedrijf

Een bedrijf is een kruispunt tussen klant, medewerker, proces en strategie. Supersnelle kruisbestuiving en hoogwaardige afstemming tussen deze aspecten vergroten het concurrentievermogen van bedrijven. Integrale toepassing van social media helpen dat effect te bereiken.

Social media voor grotere concurrentiekracht

View more presentations from betrokken.

# Deze visie is voor bedrijven die willen werken aan de concurrentiekracht met social media als 'mogelijkmakende technologie'. In bovenstaande slides staan de thema's die via social media sneller en beter elkaar versterken. Er is geen geheime formule om daar te komen. Elk bedrijf kent een eigen toepassing, structuur en invoering van social media.

Tips voor integrale toepassing van sociale media

Als je ambitieuze doelen stelt, krijg je te maken met weerstand vanuit allerlei aannames over social media. Neem de tijd om die te leren kennen in het bedrijf waar jij werkt. Hieronder staan mijn leassons learned rijp en groen:

1. Stop met social media experimenten zonder visie en (meetbaar) doel
2. Durf het effect van social media te operationaliseren in een hoger concurrentievermogen
3. Neem het hele bedrijf in ogenschouw (klant, medewerker, proces en strategie) en verbind de relevante thema’s met elkaar via social media
4. Bepaal eerst wat er nodig is in de lijn en dan wat er nodig is aan ondersteuning vanuit specialismen zoals: HR, Marketing en Concerncommunicatie
5. Houd rekening met nieuwe competenties die nodig zijn in de management- en communicatiefuncties om integraal toepassing van social media te laten slagen
6. Zorg dat de inzet van social media de merkwaarden versterken