Lessons Learned Digidoc2

Op 31 januari 2011 werd Digidoc1 vervangen door Digidoc2. Digidoc is een Document Management / Workflow systeem van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In Digidoc1 zaten al miljoenen documenten en de medewerkers voegen elke dag nieuwe documenten toe. De overstap omvatte een forse uitdaging wat betreft techniek (migratie) en gebruikers (acceptatie en educatie).

Leervoorkeur
Voor de 'big bang' overstap naar Digidoc2 heb ik samen met BZK de mix van trainings- en communicatiemiddelen ontwikkeld. De hele aanpak is er op gericht geweest om aan te sluiten op de leervoorkeur van elke medewerker. Zo konden medewerkers zelf gebruik maken van online bronnen met uitleg in tekst en video's, werkplektrainingen, uitlegboekjes, hulp via collega's en de servicedesk.

Dynamiek in een CoP
Om 2400 medewerkers in vier weken op te leiden moesten we opschalen naar zo'n 30 trainers die werkplektrainingen konden geven en beschikbaar waren voor de nazorg. In samenwerking met Idealisk is een tijdelijke pool opgebouwd van communicatief sterke, externe trainers. De trainers zijn in een aantal sessies gekoppeld aan de Digidoc Service Managers van BZK en collega's van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zo ontstond een community of practice (CoP) rond de invoering van Digidoc2.

De ervaring met de community of practice aanpak is positief. De snelle uitwisseling van kennis en opbouw van team spirit valt op. Bij BZK is in een korte tijd een hoogwaardig team van trainers geformeerd dat in staat was de 'big bang' overstap naar Digidoc2 te laten slagen.

Positieve aandacht
Uit de evaluatie komt naar voren dat medewerkers de werkplektrainingen goed hebben ervaren. Medewerkers bleken ook beter in staat om met tegenslag om te gaan als bijvoorbeeld het systeem even haperde. De interne communicatie vooraf is ook goed beoordeeld. De hele aanpak voor invoering is erop gericht geweest om medewerkers bij BZK bewust te maken wat voor gebruikerstype zij zijn. Deze diagnostische aanpak stelde de trainers later in staat om een gerichte, korte (30-45 minuten) training op de werkplek te geven die was toegespitst op de behoefte van dat type gebruiker.

Positionering
De invoering en de trainingen zijn ingeleid met gesprekken per directie waarin alle stappen nog eens werden doorgenomen. De vragen werden beantwoord en gepubliceerd in de Digidoc2-wiki waar BZK'ers zelf ook content aan konden toevoegen (klik op de afbeelding voor de vergroting).
















Vooraf is ook een filmpje gemaakt dat medewerkers opriep via BZK Intranet de online test te doen "wat voor gebruiker ben jij?" Het filmpje met Martin van Waardenburg dat is gemaakt door Redrum sloeg erg goed aan. Er is meer over de Digidoc2-invoering te vertellen dan de lengte van dit blog toestaat. Mocht je meer details willen weten, neem dan contact op.

Nieuwe interface

Deze ontwikkeling zet mij aan het denken. De combinatie van scherm en webcam biedt straks geheel nieuwe mogelijkheden om informatie in te voeren en te bewerken. Op weg naar geen muis en toetsenbord meer?

Sneller leren in een Community of Practice

In het vorige blog had ik het over het nut van een community of practice (CoP) om het lerend vermogen binnen organisaties te versnellen. Binnenkort kom ik hier terug op de concrete ervaringen met de community of practice bij Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Big community of practice
Bij BZK ging het om een zeer gerichte community of practice namelijk een community gericht op de uitrol van een workflow applicatie, Digidoc2. Ook bij veel grotere bedrijven werken en leren mensen samen in een community of practice. Lees bijvoorbeeld deze case bij Samsung eens.

Interessante quote die ik in het artikel over Samsung lees:

"The knowledge residing in individual employees cannot be extracted by an order from the top, but by the provision of relevant conditions.”

De juiste condities om kennis binnen een organisatie boven water te krijgen, liggen nu binnen handbereik:
1) Door de opkomende managementstijl die is gericht op resultaat en niet op aanwezigheid.
2) Door procesmatig werken en continue te zoeken naar verbetering.
3) Door de opkomst en mogelijkheden van social enterprise tools die digitale bronnen altijd, overal en relevant beschikbaar maken.

De mogelijkheden van social enterprise tools kwamen vandaag weer sterk naar voren bij het Intranetcongres2011. Zie de twitterstream via #intra11.

Community of Practice invoering Digidoc2

De komende twee weken leren de medewerkers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hoe je werkt met Digidoc2. We hebben het hier over een ‘big bang’ invoering van een ECM-applicatie waarin het grootste deel van alle documenten en werkstromen zitten die binnen BZK dagelijks een rol spelen. Digidoc1 is reeds sinds 2004 in gebruik en wordt per 31 januari vervangen door Digidoc2.

Bytes & Behaviour
De invoering van Digidoc2 is gebaseerd op korte, intensieve ondersteuning (op de werkplek) voor alle BZK’ers. De trainingen zelf zijn er op gericht om BZK’ers te leren hoe ze straks zelf oplossingen vinden voor vragen over Digidoc2.

Na invoering is de hulp daar ook op afgestemd. Als een gebruiker dan een vraag over Digidoc2 heeft, is de eerste hulpbron de online helpfunctie in Digidoc2 (OLH). Daarna is er Digidoc2-wiki ingericht waarin uitleg staat die specifiek is gericht op een bepaald type gebruiker. Als je er zo niet uitkomt is er een netwerk van decentrale ‘power users’ waarbij je te rade kunt gaan. Voor de vraag die dan nog blijft bestaan is de ICT-Servicedesk het centrale punt. In het plaatje hieronder staat het in onderlinge samenhang.



Wiki als de centrale bron
Alle mensen die voor en achter de schermen betrokken zijn bij de overstap naar Digidoc2 delen hun inzichten, vragen en antwoorden in de wiki. De wiki is daarmee de centrale bron van ervaringsleer die via verschillende kanalen beschikbaar is voor de gebruiker.

Community of Practice
De big bang invoering in de komende twee weken is het topje van de ijsberg. Al eerder is begonnen een team samen te stellen om de overstap naar Digidoc2 in goede banen te leiden.

Het middel om alle kennis (content) vast te leggen voor de overstap is de wiki. Alle ervaringen zijn steeds weer opgenomen in de Digidoc2-wiki. De wiki vormt de (content)kern van een ‘Community of Practice’ waarin iedereen samenwerkt aan de invoering en support van Digidoc2. De community bestaat uit circa 50 mensen. Sommigen werken tijdelijk bij BZK, sommigen vast en komen uit verschillende afdelingen van BZK, maar iedereen is gemotiveerd.

Bottom line: behaviour
De motivatie van de mensen in de community komt uit hun wil om de optimale leerformule te kunnen bieden. Dat is de drijfveer. Het ging in de voorbereidingen steeds om de vraag: hoe leer je mensen om zelf te leren?