Intranet is meer dan interne communicatie

Een intranet biedt mogelijkheden om de zakelijke doelstellingen van een bedrijf te ondersteunen. Je hebt het dan over ketensamenwerking, procesoptimalisatie, transparantie en transactieafhandeling. Deze toepassing van intranet vergt nauwe samenwerking tussen de kernfunctie van een bedrijf en ‘de eigenaar’ van het betreffende intranet.

In veel bedrijven is de afdeling Communicatie de eigenaar van het intranet. Hoe geef je vanuit de afdeling Communicatie leiding aan de meer verregaande toepassingen van intranet? In dit artikel uit 2002 dat is verschenen in De Communicatievraagbaak vind je een overzicht en werkwijze. De techniek is verder ontwikkeld, maar de aanvliegroute is hetzelfde. Juist een communicatieafdeling is goed in staat om meerdere belangen af te wegen in de verschillende fasen van een wat meer verregaand intranetproject.

nO WAy

Grappige grahic over Intranet. Sorry, maar dat is wat je -in zekere mate- overal ziet. Reacties? Oplossingen?

Many-to-many = nothing-to-nothing?

Intranetten zijn vaak begonnen als een IT-project waarop informatie staat die we allemaal nodig hebben. Het telefoonboek is inmiddels vaak het meest geraadpleegd direct gevold door bestelformulieren van facilities en HR. Ook het weekmenu wordt nogal eens erop nageslagen. De afdeling communicatie publiceert het nieuws en zo is alles in orde op het intranet dorpsplein.

Op een dag las de directeur dat volgens Time Magazine de consument de man/vrouw van het jaar is. "Als dat zo is, dan is zijn alle medewerkers ook de medewerkers van het jaar". Zoals alle directeuren is deze directeur ook van de grote lijn. En zo kwam het dat de directeur het intranet openstelde voor iedereen. Je opent je persoonlijke pagina die jouw 'entry' in het telefoonboek vervangt. Je vormt een afdelingsintranet met je afdeling en een projectintranet met je projectvrienden. Het intranet bestaat nu uit een opstartpagina met nieuws en achtergronden die de "communicatiemensen" publiceren. 80% van de opstartpagina vul je zelf met kleine samenvattingen naar intranetonderdelen die je aanspreken. De kleuren en vormgeving sluiten aan op de huisstijl van het bedrijf. Die vormgeving blijkt toch het best te werken voor iedereen in het bedrijf.

Toekomstmuziek? Deze ontwikkeling speelt nu bij bedrijven en over 2 jaar is het nergens meer anders. Als iedereen publiceert krijg je behoefte aan aanvullingen op je intranet zoals deze.

Intranetten zijn meer geschikt voor vrije publicatie dan Internet, omdat een intranet een mate van sociale controle in zich draagt. Maar zelfs dan nog is het zaak om waakzaam te blijven. Volgens cultuurpessimisten is het in de buitenwereld al mis gegaan. Lees "The Cult of the Amateur" over de afvlakking van de cultuur als gevolg van Web 2.0.

Sociaal gewenst netwerken

Het tijdschrift over Computer-mediated-communication is de bron van wetenschappelijke artikelen over communicatie via de computer. Alle communicatie waar een computer tussen zit (mobiel of anderszins) heeft een heel eigen taal en dynamiek. Zo ook de communicatie via profielen als “MySpace” en “LinkedIn”.

Het blijkt dat mensen heel bewust kiezen wat ze vertellen over zichzelf. Zo komen de mensen op MySpace graag over als artistiek. Als de gemiddelde beroepen van ruim 125.000 Amerikaanse profielen in MySpace noteren we: muzikant, artiest, fotograaf, acteur en schrijver. Lees het hele onderzoek hier!

Een kolencentrale slopen met de medewerkers

Afgelopen dinsdag heb ik de adviesgesprekken beoordeeld van communicatiestudenten aan de Hogeschool Rotterdam. Beide cases, Nuon en TU Delft, hadden ze goed uitgewerkt. De adviezen hebben ze gepresenteerd in een debriefing. De ene helft speelde de opdrachtgever waar de andere helft de uitgewerkte case aan presenteerde. De adviezen zaten goed in elkaar. Het mooist vond ik het advies om met medewerkers een kolencentrale te slopen in het kader van CO2 neutraal beleven. Ook viel me op hoe persoonlijk presenteren is. Juist studenten die nog niet zijn ingelijfd in de corporate "how things are done around here", laten heel duidelijk hun eigen stijl zien. Dat is mooi om mee te maken. Ze vergeten wel allemaal om af te sluiten met een concrete next step. Maar goed dat leer je makkelijker dan oorspronkelijk handelen.

Sociale objecten

Tijdens Picnic in Amsterdam vertelde Jyri Engestrom over sociale objecten. Hij stelt eigenlijk dat interactie via het web niet gaat over wie je bent maar veel meer over wat je doet. Hij wijst erop dat sociale netwerken als Friendster, Linkedin en Facebook voor veel mensen helemaal niet leiden tot interactie. Je zet je profiel op dit soort sites en je wacht af. Je kunt mensen weer vinden. Het ook een soort online CV. That's it & that's that.

Jyri wijst op sites als Flickr, Youtube, Upcoming daar deel je een object (respectievelijk een foto, een video, een te bezoeken event). Mensen reageren op de objecten. Ze kijken ernaar en hebben het erover met elkaar.

Als je dit inzicht loslaat op interne comunicatie zie je dat er een bindende werking uitgaat van sociale objecten binnen bedrijven. Je baas, het bedrijfsrestuarant, een project bijeenkomst, het kantoorgebouw, het merk. Allemaal sociale objecten die een rol spelen in de interne communicatie. Maak je interne communicatie echt levend: gebruikt intranet, mobiele telefoons en de open cultuur. Ga uit van sociale objecten om interne communicatie aantrekkelijk te maken.

Gastcollege adviesvaardigheden

Vandaag een gastcollege gegeven over adviesvaardigheden aan eindejaars communicatiestudenten van de Hogeschool van Rotterdam en Omstreken.