Ik werk als freelance adviseur / communicatiemanager bij overheid en bedrijfsleven. Dit blog bevat mijn ervaringen uit de praktijk. De meeste artikelen gaan in op de vraag: hoe kan communicatie bijdragen aan de kracht van een organisatie?
dinsdag 15 maart 2011
Sneller leren in een Community of Practice
Big community of practice
Bij BZK ging het om een zeer gerichte community of practice namelijk een community gericht op de uitrol van een workflow applicatie, Digidoc2. Ook bij veel grotere bedrijven werken en leren mensen samen in een community of practice. Lees bijvoorbeeld deze case bij Samsung eens.
Interessante quote die ik in het artikel over Samsung lees:
"The knowledge residing in individual employees cannot be extracted by an order from the top, but by the provision of relevant conditions.”
De juiste condities om kennis binnen een organisatie boven water te krijgen, liggen nu binnen handbereik:
1) Door de opkomende managementstijl die is gericht op resultaat en niet op aanwezigheid.
2) Door procesmatig werken en continue te zoeken naar verbetering.
3) Door de opkomst en mogelijkheden van social enterprise tools die digitale bronnen altijd, overal en relevant beschikbaar maken.
De mogelijkheden van social enterprise tools kwamen vandaag weer sterk naar voren bij het Intranetcongres2011. Zie de twitterstream via #intra11.
zondag 16 januari 2011
Community of Practice invoering Digidoc2
Bytes & Behaviour
De invoering van Digidoc2 is gebaseerd op korte, intensieve ondersteuning (op de werkplek) voor alle BZK’ers. De trainingen zelf zijn er op gericht om BZK’ers te leren hoe ze straks zelf oplossingen vinden voor vragen over Digidoc2.
Na invoering is de hulp daar ook op afgestemd. Als een gebruiker dan een vraag over Digidoc2 heeft, is de eerste hulpbron de online helpfunctie in Digidoc2 (OLH). Daarna is er Digidoc2-wiki ingericht waarin uitleg staat die specifiek is gericht op een bepaald type gebruiker. Als je er zo niet uitkomt is er een netwerk van decentrale ‘power users’ waarbij je te rade kunt gaan. Voor de vraag die dan nog blijft bestaan is de ICT-Servicedesk het centrale punt. In het plaatje hieronder staat het in onderlinge samenhang.
Wiki als de centrale bron
Alle mensen die voor en achter de schermen betrokken zijn bij de overstap naar Digidoc2 delen hun inzichten, vragen en antwoorden in de wiki. De wiki is daarmee de centrale bron van ervaringsleer die via verschillende kanalen beschikbaar is voor de gebruiker.
Community of Practice
De big bang invoering in de komende twee weken is het topje van de ijsberg. Al eerder is begonnen een team samen te stellen om de overstap naar Digidoc2 in goede banen te leiden.
Het middel om alle kennis (content) vast te leggen voor de overstap is de wiki. Alle ervaringen zijn steeds weer opgenomen in de Digidoc2-wiki. De wiki vormt de (content)kern van een ‘Community of Practice’ waarin iedereen samenwerkt aan de invoering en support van Digidoc2. De community bestaat uit circa 50 mensen. Sommigen werken tijdelijk bij BZK, sommigen vast en komen uit verschillende afdelingen van BZK, maar iedereen is gemotiveerd.
Bottom line: behaviour
De motivatie van de mensen in de community komt uit hun wil om de optimale leerformule te kunnen bieden. Dat is de drijfveer. Het ging in de voorbereidingen steeds om de vraag: hoe leer je mensen om zelf te leren?
vrijdag 3 september 2010
Een oncommunicatief blog over social media software
Huh?
Als je dit niet herkent. No worries! Dat betekent waarschijnlijk dat je niet in allerlei experimentele initiatieven deelneemt rond spontane, interne sociale bedrijfsnetwerken zoals bijvoorbeeld Yammer, BaseCamp, Socialtext. Of je hebt er gewoon geen zin in.
Er zijn enkele uitzonderingen waar sociale bedrijfsnetwerken wel formeel en breed zijn opgezet: onder andere KPN en Oce. Bij beide bedrijven kwam het initiatief voor een social network vanuit de afdeling communicatie.
Bij een brede invoering van social media binnen een organisatie krijg je te maken met weerstanden. Dit blog gaat niet over de menselijke kant, maar over de vraag: hoe kom je aan de juiste software?
Samen met IT: verdiep je in 'hun' vakgebied
Als je voorwaarts wilt met social media binnen je bedrijf, zul je op enig moment samen met de IT-organisatie tot een selectie moeten komen van de juiste software. Lees dit tikje gedateerde artikel over het selecteren van een social media software. Geeft een goed beeld van de criteria die voor IT'ers een rol spelen bij de selectie van social media software voor intern gebruik.
Het blijkt dat in de IT-gemeenschap erg interessante ideeën ontstaan hoe je op een slimme manier komt tot de ‘aanschaf’ van social media software in the cloud. Lees hier meer over “intelligente integratoren” in het artikel door Mark Smalley. Hij heeft een visie hoe IT-organisaties blijvend kunnen inspelen op cloud computing.
De (interne) inzet van social media gaat natuurlijk niet alleen om de systemen. Social media gaat over mensen en interactie. Systemen spelen echter een te wezenlijke rol om ze buiten beschouwing te laten. IT en Communicatie samen kunnen integrale toepassing van social media mogelijk maken.
maandag 30 augustus 2010
Social media als nieuwe laag over bestaande systemen en processen

Is dit idee van social media als verbindende laag voor interne IT-systemen breder toepasbaar? Ja, natuurlijk waarom geen dialogen rond strategie? In het boek Managing Beyond Control stond al een aanpak en systematiek om de strategie te 'socialiseren' met doel om echt te sturen op de strategie. Er is al een eenvoudigere benadering van dit idee die je als kant-en-klare hosted applicatie kunt krijgen.
En waarom geen dialoog rond documenten in een workflow-applicatie? Of een dialoog rond een bestelling? Waarom benutten we de mogelijkheden van social media niet als laag rondom applicaties die het primaire proces ondersteunen? Denk aan documentmanagement/workflow, ERP of CRM. Dat roept integratievragen op waar IT (nog geen) antwoord op heeft. Je vraagt je wel eens af of hardcore applicatie-ontwikkelaars social media zien als een serieuze techniek? Lees het korte stukje hieronder ter illustratie.

ICT: informatie, communicatie en technologie. Er liggen volop kansen om op basis van het beste van die drie kennisgebieden nieuwe wegen in te slaan. Organisaties die deze gebieden combineren, verslaan de concurrentie op snelheid, aanpassingsvermogen en aantrekkelijkheid als werkgever voor talentvolle mensen.
Verregaande integratie van social media met de primaire digitale systemen van organisaties dragen een belofte in zich die het de moeite waard maakt om alle uitdagingen qua techniek, cultuur en invoering tot op de bodem uit te zoeken. We gaan interessante tijden tegemoet.
vrijdag 30 juli 2010
Demotivatie voorkomen door goede communicatie
Medewerkers beginnen dus met veel enthousiasme en 15% verliest dat enthousiasme na één jaar en raakt zodanig ontevreden dat zij liever ergens anders werken. Ontevreden medewerkers zijn niet gemotiveerd en dragen niet of negatief bij aan de bedrijfsresultaten en de sfeer.
Internal Branding
De omslag van enthousiasme naar ontevredenheid zou te maken kunnen hebben met verkeerde verwachtingen die worden gewekt bij nieuwe medewerkers. Dat kan natuurlijk gebeuren door overenthousiaste werving en selectie of ontbrekende introductieprogramma’s.
Het zal meer fundamenteel gelden voor bedrijven die geen duidelijke merkwaarden hebben of die waarden alleen naar de klant toe uitdragen. Dat betreft dan een zogenaamd 'blank brand' of juist een 'show brand' volgens het Brand-Reputation-Grid-model van Rik Riezebos.

Communicatief management
"Ontevreden medewerkers zijn onvermijdelijk omdat sommige mensen nooit tevreden zijn!" Deze aanname hoor je nog wel eens onder managers als ze hun hart luchten. De meeste medewerkers willen echter ‘gewoon’ goed resultaat bereiken, leuke collega’s hebben en gelijkwaardige kansen krijgen.
Gebrekkige interactie (of de volledige afwezigheid daarvan) met hun manager demotiveert de medewerker. Medewerkers zeggen daarom vaak weer op hun beurt: "Ik verlaat niet mijn baan, maar mijn manager."
De schuldvraag stellen is zinloos want daar kom je nooit uit. In het overzicht hieronder zie je hoe medewerkers hetzelfde gedrag van hun manager 180 graden verschillend kunnen interpreteren.

De crisis uitzitten
Onder de druk van de crisis hebben heel wat mensen te maken gekregen met zo’n verslechtering. Sommigen voorzien daarom een exodus als straks de economie weer aantrekt. Zo blijkt uit Deloitte’s annual “Ethics & Workplace Survey” waarin staat dat eenderde van de Amerikaanse medewerkers zegt dat zij voor een nieuwe baan gaan als de economie weer aantrekt.
6 tips – demotivatie voorkomen
1) Zorg dat mensen weten waarvoor ze kiezen als ze het bedrijf binnen komen. Internal branding helpt om iedereen binnen het bedrijf bij te dragen aan de sterke kanten ervan.
2) Maak werk van de introductie van elke nieuwe medewerker.
3) Selecteer managers ook op communicatief talent. Persoonlijk contact geeft de een manager nog steeds de beste kansen op 'fair & balanced' perceptie door hun medewerkers.
4) Praat openlijk over ontevredenheid in het bedrijf. Het is geen blame game.
5) Omarm social media, stel ze open voor medewerkers en reageer op wat daar naar voren komt.
6) Begin nu want als de crisis straks afloopt... How Communication Can Stop the Employee Exodus. Ook in Nederland?
dinsdag 27 juli 2010
Online communicatie rijksoverheid

dinsdag 22 juni 2010
Twitter inzetten bij crisiscommunicatie
Twitter als sneller mediumHet rapport geeft antwoord op de vraag of het zin heeft om Twitter in te zetten bij crisiscommunicatie. Het antwoord op die vraag is ja, dat is zeker zinnig. De aanbevelingen beginnen met: 'Benut de mogelijkheden die sociale media bieden voor crisiscommunicatie.' Lees het hele rapport, het bevat veel en goede informatie over Twitter (in het kader van crisiscommunicatie).
Algemene highlights uit het rapport
Over de Twitterpopulatie:
‘Vanuit de optiek van crisiscommunicatie zijn we geïnteresseerd in het aantal Nederlandse burgers dat op Twitter is aangesloten. Uit een studie blijkt dat momenteel 3% van de Nederlanders aangesloten is op Twitter (Leerdam, 2009). Dit percentage blijft stijgen. De precieze samenstelling van de Nederlandse gebruikers is niet bekend. Wel geven statistieken van Twitter gebruikers wereldwijd inzicht in de globale kenmerken van de doelgroep. Wereldwijd is een kleine meerderheid van de gebruikers vrouw 53%. Het grootste deel (44%) is tussen de 18 en 34 jaar. 28% is tussen de 35 en 49 jaar. Vooral jonge mensen (12%) en oudere mensen (10%) zijn minder aangesloten op dit medium. 1.28% van alle Twitter gebruikers wereldwijd zijn Nederlands (Cheng & Evans, 2009).’
De exponentiële werking van Twitter:
‘Een voorbeeld van de meest ideale verspreiding van een bericht is:
Stel dat het Twitter account van een ministerie 500 volgelingen heeft en elk van deze volgelingen heeft gemiddeld 120 volgelingen (Arthur 2009), dan is het maximale potentieel van het netwerk:
• 500 volgelingen in eerste orde netwerk;
• 60.000 volgelingen in het tweede orde netwerk;
• 7.200.000 volgelingen in het derde orde netwerk.’
Zenden of dialoog
Interessant op blz. 51 van het rapport. Maak een keuze of je Twitter passief inzet (d.w.z. om te zenden) of actief (d.w.z. om de dialoog aan te gaan). In het geval van crisiscommunicatie mag er geen onduidelijkheid zijn over deze fundamentele vraag. Het heeft nog al wat personele consequenties als je Twitter in wilt zetten voor de dialoog. Immers: ‘Als er snel berichten worden uitgezet komen eventuele vragen van burgers met dezelfde snelheid terug bij de verzender van die informatie.’